Het administratieve beheer bij een VVE

Eens per jaar legt het bestuur van de VvE verantwoording af over het gevoerde financiële beleid. Dit is wettelijk verplicht. Voor ieder boekjaar houdt de VvE baten en de lasten (inkomsten en uitgaven) bij. Het bestuur wordt hierin bijgestaan door een kascommissie die de jaarrekening controleert en beoordeelt. Eventueel kan hiervoor ook een accountant worden ingehuurd, die de administratie controleert en daarbij een verklaring afgeeft.

Belangrijke zaken bij de jaarvergadering zijn: 

1. de begroting voor het komende boekjaar
2. de jaarrekening van het verstreken boekjaar
   

De begroting voor het komende boekjaar

Het bestuur is verplicht een begroting te maken voordat het nieuwe boekjaar begint. Deze begroting geeft een overzicht van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Vaak gebeurt deze schatting op basis van kosten uit het voorgaande boekjaar. Omdat de begroting wordt opgemaakt voordat het lopende boekjaar is afgesloten, en de jaarrekening dus niet definitief is, wordt bij de begroting vaak gebruik gemaakt van een voorlopige jaarrekening.

Als de definitieve jaarrekening afwijkt van de voorlopige jaarrekening, kan dat aanleiding zijn de begroting aan te passen. Het is dan raadzaam eerst overeenstemming te krijgen over de jaarrekening en daarna over de aangepaste begroting.

De jaarrekening van het verstreken boekjaar

Een andere verplichting van het bestuur is om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Hiermee legt het bestuur financiële verantwoording af aan de vergadering van eigenaren. De jaarrekening moet zoveel mogelijk inzicht geven in de financiële situatie van de VvE. Om het gewenste inzicht te krijgen moet de jaarrekening bestaan uit:

1. Een exploitatierekening = de staat van baten en lasten.
2. Een balans met een mutatieoverzicht van de reserves.
3. Een toelichting op dit geheel.

Vaak wordt het bovenstaande ook vergeleken met de begroting. Belangrijke afwijkingen moet het bestuur toelichten.

Het administratieve beheer van de VVE is belangrijk. Als dit niet goed gaat kan het bestuur wanbeleid worden verweten, met het risico van persoonlijke aansprakelijkheid voor de schulden van de VVE. Vaak wordt voor dit financieel beheer gesteund op het werk van de penningmeester.
Een andere mogelijkheid is dat het verzorgen van de administratie wordt overgelaten aan een accountantskantoor.